Nombreuses sont les entreprises à attendre d’avoir accumulé beaucoup de retard sur l’administratif et la pré-comptabilité pour réfléchir à une solution pérenne.
Les raisons de cette procrastination sont multiples mais, parmi les plus fréquemment évoquées, nous retrouvons :
- 🥱 Le manque d’envie (également communément appelé “flemme”) : les CEO n’aiment pas effectuer ces taches, n’y trouvent pas de valeur ajoutée et préfèrent agir sur des items où leur savoir-faire est utile et utilisé;
- 🤯 Le manque de connaissances : leurs poils s’hérissent sur leur nuque à l’évocation des termes “admin” “compta” “paie” (rayer la mention inutile) parce qu’ils ne savent par où commencer et comment s’y prendre;
- 😴 Le manque de temps : ils savent faire ou savent où aller chercher les infos nécessaires mais une journée n’ayant que 24 heures (oui, on sait, c’est abusé!) et comme ils ont également besoin de sommeil (si, si!), ces missions sont mises de côté.
Si vous vous êtes reconnu.e, tant mieux, vous êtes au bon endroit au bon moment.
La première étape, c’est la prise de conscience. Vous y êtes.
La seconde, c’est d’accepter de ne pas être efficient.e dans tous les domaines, et d’y trouver une solution. On en discute juste après.
On y est passées également et voilà le fruit de nos recherches :
- 🤪 Non, on n’a pas réussi à rallonger les journées en gardant une santé mentale appréciable;
- 😡 Non, une passion n’est pas née pour la recherche des justificatifs oubliés mais qu’il faut retrouver vite sinon-le-comptable-va-faire-les-yeux-rouges-au-moment-du-bilan-dans-3jours;
- ✅ Oui, on a mis en place des systèmes de structuration et de process qui permettent à nos clients de ne plus perdre de temps (parce que quand on n’aime pas ça, on a vraiment l’impression de jeter des billets 💸 qui représentent notre temps facturable par la fenêtre), de ne plus avoir à aller à la pêche aux infos fiables (”Non mais là c’est comptassimo et pas un site en .gouv.fr, t’es sûre qu’on peut s’y fier Magalie ?”), le tout, sans plomber la tréso.
Soyons honnêtes, vous êtes face à **3 solutions **(et on espère, pour vous hein pas pour nous, que vous ne choisirez pas le fil rouge → on vous laisse deviner lequel c’est) :
- Vous délaissez votre cœur de métier/votre famille/votre santé/vos nuits pour vous y atteler,
- Vous déléguez ces missions récurrentes à un.e expert.e dont c’est le métier après un brief et un onboarding qu’elle.il aura minutieusement anticipé et préparé,
- Vous mettez en place des process et une base de données qui vous permettront de dormir sur vos 2 oreilles (n’en déplaise à Van Gogh 👂🏽).
Normalement, là, vous avez compris que la meilleure chose à faire pour vous et votre business, c’est de choisir de vivre convenablement et donc, d’investir un peu dans votre business en optant pour les solutions 2 ou 3.
La délégation – ou comment nos clients la voient au premier appel :
“Aaaaaah c’est compliqué parce qu’au moins, même si ça me prend 4/5 jours par mois, j’ai une visibilité sur ce qui se passe. Et puis je sais que c’est bien fait comme ça. J’ai pas tellement confiance pour déléguer ce type de sujet. Et en même temps, c’est vraiment painful j’en conviens.”
La délégation again – notre réponse choc :
4/5 jours que vous pourriez facturer, ça représente combien d’argent ? Déléguer ne veut pas dire abandonner. Un.e professionnel.le vous fera toujours un CR sur les points de vigilance, en vous soulageant de toute la partie dans l’ombre qui ne vous est pas utile. Votre temps est précieux, ces missions sont souvent chronophages pour qui ne les a pas domptées, vous y passerez très certainement plus de temps que n’en aurait passé un.e expert.e du sujet et ce, sans erreur (coucou l’Urssaf! 👋🏽)
La mise en place de process – ou comment nos clients l’imaginent avant création :
“Des process des process, encore des process. On n’est pas non plus 40 personnes alors je ne vois pas l’intérêt de processer maintenant, on verra quand on sera plus grands”.
La mise en place de process – ou ce moment où on “drop the mic” tellement on est dans le juste :
Attendre de grandir, c’est prendre le risque de faire de grosses erreurs qui peuvent couter très cher. Plus les process sont mis en place tôt, plus vous vous sentirez à l’aise lorsque sera venu le temps d’embaucher. Après des dizaines de clients accompagnés et nos partenariats comptables & juridiques, on sait que les premiers oublis, dans le cadre des RH par exemple, sont notamment :
- La médecine du travail et la déclaration d’embauche à l’Urssaf (oui oui, même pour les alternants),
- La mise à disposition des documents obligatoires,
- La souscription à une mutuelle ET une prévoyance (oui oui bis, même pour les alternants).
La conclusion
Pour les trésos serrées → Mise en place oneshot de process personnalisés et d’une base de données en admin, comptabilité et gestion du personnel. Plus moyen de passer à côté d’obligations légales ni de chercher, à 2h du mat’ sur Google “qu’est-ce que j’ai oublié de faire à l’arrivée de mon alternant ?”. On évite les ennuis auprès des organismes, les Prud’hommes, et on profite de la collaboration sereinement avec les collègues.
Pour les trésos plus souples → Structuration et mise en place de process + délégation des taches courantes. On est sur une image mentale de doigts de pied en éventail et petit-cocktail-parasol sur la plage concernant ces items qui vous ralentissent.
On en discute ?
Ps : En attendant, on ne vous laisse pas en galère, retrouvez quelque uns de nos tips sur → L’embauche pour les Pas Nul·le·s