- Houston, on a un problème !
- Ah bon, quoi ?
- On est en Décembre, faut s’attaquer au sujet de l’Offsite !
- Ah bon, pourquoi si tôt ?
- Parce que toutes les boites partent au même moment pardi !
- Ah bon, quand ça ?
- Baaah, pas les ponts de Mai déjà, pi pas pendant les vacances scolaires qui commencent début Juillet.
Ça vous parle ? 😁
Dans cet article, embarquez auprès de nos deux expertes en organisation évènementiel que sont Sophie – cheffe de projet évènementiel chez Joubert Voyages/Joubert Events & Mélissa – fondatrice d’Allyn et ex office manager.
Conscientes de la cruciale question du budget que se posent (à peu près toutes) les entreprises, nous avons entrepris de rédiger ce billet doux afin de vous aider à préparer votre prochain offsite en :
- Vous posant les bonnes questions,
- Anticipant au maximum toutes les dispositions pratiques et logistiques,
- Vous donnant plein de tips pour un évent quali au budget rikiki.
👯 On est combien ?
À l’instant où vous commencer à réfléchir à votre futur offsite, vous êtes peut-être en cours de recrutement. Il est donc difficile de se projeter pour savoir combien de collaborateurs seront présents (sans compter les éventuels départs qu’on ne vous souhaite pas mais qui peuvent subvenir). Notre conseil c’est de prévoir un peu plus grand !
💸 On a combien ?
Cette question va également déterminer les deux prochaines interrogations. Il n’est pas ridicule d’imaginer un budget entre 250 et plus de 500€/personne, mais ce n’est qu’une information à titre indicative. En fonction du budget que vous pouvez/souhaitez allouer à cet évènement, il vous faudra prioriser vos attentes. Qu’est ce qui compte le plus pour vous, le cadre ? La date ? Les équipements ? La distance ? Voici quelques conseils pour un offsite petit budget mais canon quand même 😉
➡️ Privilégier les séminaires au vert et à la campagne;
➡️ Partir à la montagne hors saison (automne et printemps);
➡️ Voguer vers la mer sur des destinations moins touristiques (éviter le Sud Est, le pays Basque etc…);
➡️ Être flexible sur les dates !
🌍 On part où ?
Maintenant que vous avez votre budget / personne, c’est le moment de choisir un lieu de prédilection pour effectuer vos recherches. La 1ere question qui se posera sera celle d’un lieu privatisé ou non. Ensuite, toujours en ayant votre budget en tête, déterminez si vous serez plutôt à la mer, à la campagne, à la montagne ou en ville.
Si vous êtes aussi bons que nous en géo (😂) , la carte de France s’affiche dans votre esprit. Avant d’y mettre une punaise sur le lieu d’après vous idéal, il faut songer au transport.
➡️ Vos collaborateurs parteront ils tous du même endroit ?
➡️ Combien d’heures de transport maximum sont entendables ?
➡️ Combien coûtent les billets de train ou combien coûte un trajet en voiture pour ceux qui partiraient d’un même point ? (Utilisez Trainline – bien plus intuitif – pour l’estimation du budget train et viamichelin.fr pour l’estimation du trajet en voiture, péage éventuel inclus).
Avec ces infos, vous savez vers quelle région vous allez poser vos bagages.
💃🏽 On veut quelle ambiance ?
Là, on parle également de vos valeurs.
💚 Si l’éco-responsabilité fait écho à vos valeurs d’entreprises, il existe des éco-lieux idéaux.
🏊🏽♀️ Si vous avez envie de proposer un lieu de rêves à vos collaborateurs, la piscine est un must-have (si possible non chauffée ou chauffée naturellement).
🌳 Si vous avez envie de grands espaces verts pour respirer autre chose que le pot d’échappement des voitures, choisissez un lieu loin de tout.
👌🏽Quelques tips low budget mais qui déchirent :
🪳 Organiser un Koh-Lanta home made,
🤼♀️ Organiser des olympiades home made,
🍹 Organiser des concours de cocktails (avec ou sans alcool, la fête est aussi folle),
🍝 Organiser “un dîner presque parfait”,
🚶🏽 Prévoir une rando,
🛍️ Se faire livrer des courses sur le lieu ou les récupérer en drive.
Du côté d’Allyn Event travaillent d’anciennes Office Managers qui, passionnées par l’organisation évènementielle, ont décidé de se consacrer à accompagner les entreprises qui :
- N’ont pas d’office manager pour préparer les évènements de cohésion,
- N’ont pas le budget adéquat pour tout déléguer à une agence.
N’hésitez pas à faire appel à nous !