Notre entreprise est une startup complètement innovante et prometteuse, nous visons une levée de 8M€ d’ici fin 2023

Les équipes n’ont plus envie de faire certaines taches récurrentes, chronophages (=chiantes). Nous prônons la QVT et l’intelligence collective. Nous avons donc fait le tour des services pour entendre leurs besoins et il apparaît qu’un poste d’OM doit être créé.

𝗟𝗲 𝗺𝗼𝘂𝘁𝗼𝗻 𝗮̀ 𝟱 𝗽𝗮𝘁𝘁𝗲𝘀 𝗾𝘂𝗲 𝗻𝗼𝘂𝘀 𝗿𝗲𝗰𝗵𝗲𝗿𝗰𝗵𝗼𝗻𝘀

Tu as un Bac +5 & 8 ans d’xp sur un poste similaire,

Tu parles et écris parfaitement le français, chinois, russe (dév prévu à l’international d’ici 5 ans),

Tu sais être autonome et force de proposition, tout en rendant des comptes précis en fin de journée sur les taches effectuées toutes les heures,

Tu as conscience du contexte économique (t’auras pas de budget quoi),

Tu es agréable à vivre, tu sais séparer vie pro/vie perso (souriant.e même quand ta vie sera compliquée),

Tu prends soin des équipes et leur permets d’avoir un environnement de travail sain (tu changes le PQ et fais la vaisselle, parce qu’eux génèrent du 𝗹𝗲𝗮𝗱).

𝗟𝗲 𝗽𝗼𝘀𝘁𝗲

Améliorer notre marque employeur, la fidélité, l’engagement et la performance de nos teams de manière créative (y a pas de budg’ on t’a dit),

Gérer la compta, l’ADV, le standard, l’accueil, la réception des colis Amaz des collabs,

Recrutements, gestion de la paie, formations.

𝗖𝗲 𝗾𝘂’𝗼𝗻 𝗼𝗳𝗳𝗿𝗲

On est sympas et on offre le !

On te rembourse 50% de tes frais navigo

Du télétravail où tu veux ! ¹

Faire partie d’une startup innovante dont tout le monde va entendre parler rapidement !

Salaire à définir ensemble ² avec statut ETAM.

𝗣𝗼𝘂𝗿 𝗽𝗼𝘀𝘁𝘂𝗹𝗲𝗿

Un entretien de 30″ avec 1 membre de chaque équipe (y en a 5),

Un entretien d’1h avec chacun des co-fondateurs,

Un use case : créer une automatisation de création de factures/envois/rapprochement bancaire/relance, en no code/no budg’,

Une présentation orale de 7″ devant tous les collabs au PDJ du lundi à 7h50 au bureau (𝑝𝑟𝑒́𝑠𝑒𝑛𝑡𝑖𝑒𝑙 𝑒𝑥𝑖𝑔𝑒́),

Pour finir, prise de références auprès de 5 anciens employeurs.

¹ : 𝐶𝑜𝑛𝑑𝑖𝑡𝑖𝑜𝑛 𝑛𝑜𝑛 𝑣𝑎𝑙𝑎𝑏𝑙𝑒 𝑝𝑜𝑢𝑟 𝑙𝑒𝑠 𝑚𝑒́𝑡𝑖𝑒𝑟𝑠 𝑠𝑢𝑝𝑝𝑜𝑟𝑡𝑠 𝑡𝑦𝑝𝑒 𝑜𝑓𝑓𝑖𝑐𝑒 𝑚𝑎𝑛𝑎𝑔𝑒𝑟.

² : J𝑒 𝑠𝑎𝑖𝑠 𝑞𝑢𝑒𝑙 𝑏𝑢𝑑𝑔𝑒𝑡 𝑜𝑛 𝑎 𝑚𝑎𝑖𝑠 𝑐̧𝑎 𝑣𝑎 𝑑𝑒́𝑝𝑒𝑛𝑑𝑟𝑒 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑚𝑒𝑛𝑡 𝑡’𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑖𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑒𝑛 𝑡𝑜𝑖 𝑒𝑡 𝑐𝑜𝑚𝑚𝑒𝑛𝑡 𝑡𝑢 𝑛𝑒́𝑔𝑜𝑐𝑖𝑒𝑠, 𝑠𝑖 𝑜𝑛 𝑝𝑒𝑢𝑡 𝑡𝑒 𝑑𝑜𝑛𝑛𝑒𝑟 𝑚𝑜𝑖𝑛𝑠 𝑞𝑢𝑒 𝑙’𝑒𝑛𝑣𝑒𝑙𝑜𝑝𝑝𝑒 𝑝𝑟𝑒́𝑣𝑢𝑒, 𝑚𝑎 𝑓𝑜𝑖…

Ouais, c’est une « blague ». Ou pas quand on lit certaines offres…

Sinon, si t’as envie de passer freelance, je lance un workshop « Vivre de l’office management freelance ».

Pour te le présenter, j’organise une Masterclass de ouf le 𝟵 𝗠𝗮𝗶 𝗮̀ 𝟮𝟬𝗵𝟯𝟬

Si tu veux en savoir plus et t’inscrire, je te donne rendez-vous par là Allyn Academy

On a tous & toutes des raisons de vouloir quitter le salariat, le manque de reconnaissance de notre métier fait partie du top 3 !

Mais avec Allyn, j’ai réussi à créer le business qui me correspond à 100% et je m’éclate !

Si lire te prends la tête ou que comme moi tu aimes écouter en même temps que tu fais autre chose, avec Astrid on échange autour de mon changement de positionnement, de comment j’ai eu l’idée de créer Allyn et plus précisément Allyn Boost.

Bonne écoute

Ça vous parle ?

Dans cet article, embarquez auprès de nos deux expertes en organisation évènementiel que sont Sophie – cheffe de projet évènementiel chez Joubert Voyages/Joubert Events & Mélissa – fondatrice d’Allyn et ex office manager.

Conscientes de la cruciale question du budget que se posent (à peu près toutes) les entreprises, nous avons entrepris de rédiger ce billet doux afin de vous aider à préparer votre prochain offsite en :

• Vous posant les bonnes questions,
• Anticipant au maximum toutes les dispositions pratiques et logistiques,
• Vous donnant plein de tips pour un évent quali au budget rikiki.

On est combien ?

À l’instant où vous commencer à réfléchir à votre futur offsite, vous êtes peut-être en cours de recrutement. Il est donc difficile de se projeter pour savoir combien de collaborateurs seront présents (sans compter les éventuels départs qu’on ne vous souhaite pas mais qui peuvent subvenir). Notre conseil c’est de prévoir un peu plus grand !

On a combien ?

Cette question va également déterminer les deux prochaines interrogations. Il n’est pas ridicule d’imaginer un budget entre 250 et plus de 500€/personne, mais ce n’est qu’une information à titre indicative. En fonction du budget que vous pouvez/souhaitez allouer à cet évènement, il vous faudra prioriser vos attentes. Qu’est ce qui compte le plus pour vous, le cadre ? La date ? Les équipements ? La distance ? Voici quelques conseils pour un offsite petit budget mais canon quand même

Privilégier les séminaires au vert et à la campagne;
Partir à la montagne hors saison (automne et printemps);
Voguer vers la mer sur des destinations moins touristiques (éviter le Sud Est, le pays Basque etc…);
Être flexible sur les dates !

On part où ?

Maintenant que vous avez votre budget / personne, c’est le moment de choisir un lieu de prédilection pour effectuer vos recherches. La 1ere question qui se posera sera celle d’un lieu privatisé ou non. Ensuite, toujours en ayant votre budget en tête, déterminez si vous serez plutôt à la mer, à la campagne, à la montagne ou en ville.

Si vous êtes aussi bons que nous en géo () , la carte de France s’affiche dans votre esprit. Avant d’y mettre une punaise sur le lieu d’après vous idéal, il faut songer au transport.

Vos collaborateurs parteront ils tous du même endroit ?
Combien d’heures de transport maximum sont entendables ?
Combien coûtent les billets de train ou combien coûte un trajet en voiture pour ceux qui partiraient d’un même point ? (Utilisez Trainline – bien plus intuitif – pour l’estimation du budget train et viamichelin.fr pour l’estimation du trajet en voiture, péage éventuel inclus).

Avec ces infos, vous savez vers quelle région vous allez poser vos bagages.

On veut quelle ambiance ?

Là, on parle également de vos valeurs.

Si l’éco-responsabilité fait écho à vos valeurs d’entreprises, il existe des éco-lieux idéaux.
Si vous avez envie de proposer un lieu de rêves à vos collaborateurs, la piscine est un must-have (si possible non chauffée ou chauffée naturellement).
Si vous avez envie de grands espaces verts pour respirer autre chose que le pot d’échappement des voitures, choisissez un lieu loin de tout.

Quelques tips low budget mais qui déchirent :

Organiser un Koh-Lanta home made,
Organiser des olympiades home made,
Organiser des concours de cocktails (avec ou sans alcool, la fête est aussi folle),
Organiser “un dîner presque parfait”,
Prévoir une rando,
Se faire livrer des courses sur le lieu ou les récupérer en drive.

Du côté d’Allyn Event travaillent d’anciennes Office Managers qui, passionnées par l’organisation évènementielle, ont décidé de se consacrer à accompagner les entreprises qui :

• N’ont pas d’office manager pour préparer les évènements de cohésion,
• N’ont pas le budget adéquat pour tout déléguer à une agence.

N’hésitez pas à faire appel à nous !

Les raisons de cette procrastination sont multiples mais, parmi les plus fréquemment évoquées, nous retrouvons :

• Le manque d’envie (également communément appelé “flemme”) : les CEO n’aiment pas effectuer ces taches, n’y trouvent pas de valeur ajoutée et préfèrent agir sur des items où leur savoir-faire est utile et utilisé;
• Le manque de connaissances : leurs poils s’hérissent sur leur nuque à l’évocation des termes “admin” “compta” “paie” (rayer la mention inutile) parce qu’ils ne savent par où commencer et comment s’y prendre;
• Le manque de temps : ils savent faire ou savent où aller chercher les infos nécessaires mais une journée n’ayant que 24 heures (oui, on sait, c’est abusé!) et comme ils ont également besoin de sommeil (si, si!), ces missions sont mises de côté.

Si vous vous êtes reconnu.e, tant mieux, vous êtes au bon endroit au bon moment.

La première étape, c’est la prise de conscience. Vous y êtes.

La seconde, c’est d’accepter de ne pas être efficient.e dans tous les domaines, et d’y trouver une solution. On en discute juste après.

On y est passées également et voilà le fruit de nos recherches :

• Non, on n’a pas réussi à rallonger les journées en gardant une santé mentale appréciable;
• Non, une passion n’est pas née pour la recherche des justificatifs oubliés mais qu’il faut retrouver vite sinon-le-comptable-va-faire-les-yeux-rouges-au-moment-du-bilan-dans-3jours;
• Oui, on a mis en place des systèmes de structuration et de process qui permettent à nos clients de ne plus perdre de temps (parce que quand on n’aime pas ça, on a vraiment l’impression de jeter des billets qui représentent notre temps facturable par la fenêtre), de ne plus avoir à aller à la pêche aux infos fiables (”Non mais là c’est comptassimo et pas un site en .gouv.fr, t’es sûre qu’on peut s’y fier Magalie ?”), le tout, sans plomber la tréso.

Soyons honnêtes, vous êtes face à **3 solutions **(et on espère, pour vous hein pas pour nous, que vous ne choisirez pas le fil rouge → on vous laisse deviner lequel c’est) :

1. Vous délaissez votre cœur de métier/votre famille/votre santé/vos nuits pour vous y atteler,
2. Vous déléguez ces missions récurrentes à un.e expert.e dont c’est le métier après un brief et un onboarding qu’elle.il aura minutieusement anticipé et préparé,
3. Vous mettez en place des process et une base de données qui vous permettront de dormir sur vos 2 oreilles (n’en déplaise à Van Gogh ).

Normalement, là, vous avez compris que la meilleure chose à faire pour vous et votre business, c’est de choisir de vivre convenablement et donc, d’investir un peu dans votre business en optant pour les solutions 2 ou 3.

La délégation – ou comment nos clients la voient au premier appel :

“Aaaaaah c’est compliqué parce qu’au moins, même si ça me prend 4/5 jours par mois, j’ai une visibilité sur ce qui se passe. Et puis je sais que c’est bien fait comme ça. J’ai pas tellement confiance pour déléguer ce type de sujet. Et en même temps, c’est vraiment painful j’en conviens.”

La délégation again – notre réponse choc :

4/5 jours que vous pourriez facturer, ça représente combien d’argent ? Déléguer ne veut pas dire abandonner. Un.e professionnel.le vous fera toujours un CR sur les points de vigilance, en vous soulageant de toute la partie dans l’ombre qui ne vous est pas utile. Votre temps est précieux, ces missions sont souvent chronophages pour qui ne les a pas domptées, vous y passerez très certainement plus de temps que n’en aurait passé un.e expert.e du sujet et ce, sans erreur (coucou l’Urssaf! )

La mise en place de process – ou comment nos clients l’imaginent avant création :

“Des process des process, encore des process. On n’est pas non plus 40 personnes alors je ne vois pas l’intérêt de processer maintenant, on verra quand on sera plus grands”.

La mise en place de process – ou ce moment où on “drop the mic” tellement on est dans le juste :

Attendre de grandir, c’est prendre le risque de faire de grosses erreurs qui peuvent couter très cher. Plus les process sont mis en place tôt, plus vous vous sentirez à l’aise lorsque sera venu le temps d’embaucher. Après des dizaines de clients accompagnés et nos partenariats comptables & juridiques, on sait que les premiers oublis, dans le cadre des RH par exemple, sont notamment :

• La médecine du travail et la déclaration d’embauche à l’Urssaf (oui oui, même pour les alternants),
• La mise à disposition des documents obligatoires,
• La souscription à une mutuelle ET une prévoyance (oui oui bis, même pour les alternants).

La conclusion

Pour les trésos serrées → Mise en place oneshot de process personnalisés et d’une base de données en admin, comptabilité et gestion du personnel. Plus moyen de passer à côté d’obligations légales ni de chercher, à 2h du mat’ sur Google “qu’est-ce que j’ai oublié de faire à l’arrivée de mon alternant ?”. On évite les ennuis auprès des organismes, les Prud’hommes, et on profite de la collaboration sereinement avec les collègues.

Pour les trésos plus souples → Structuration et mise en place de process + délégation des taches courantes. On est sur une image mentale de doigts de pied en éventail et petit-cocktail-parasol sur la plage concernant ces items qui vous ralentissent.

On en discute ?

Ps : En attendant, on ne vous laisse pas en galère, retrouvez quelque uns de nos tips sur → L’embauche pour les Pas Nul·le·s